Copilot en Power BI permite hacer preguntas sobre los datos en lenguaje natural, generar borradores de páginas de reporte y resumir lo que cambió. Activarlo toma minutos. Que la gente lo siga usando depende de las primeras respuestas que obtenga, y esas respuestas dependen del modelo semántico que hay debajo: las tablas, relaciones y cálculos que lee cada reporte.
Un modelo construido durante años para unos cuantos autores de reportes rara vez está listo para eso. Está lleno de columnas técnicas, nombres crípticos y cálculos casi duplicados que sus autores saben ignorar. Copilot no lo sabe. La preparación que sigue es la que ponemos en marcha antes de activar Copilot para un equipo directivo. Nada de esto es exótico, y todo hace que el modelo también sea más fácil de usar para las personas.
Empiece con un modelo en el que la gente ya confía
No intente preparar todo a la vez. Elija un modelo que respalde un reporte que la dirección ya usa, con un responsable de negocio dispuesto a aprobar sus definiciones; el desempeño de ventas o los resultados financieros mensuales son candidatos típicos. Un modelo confiable le da a Copilot un buen punto de partida y a usted una referencia: si una respuesta contradice el reporte que todos conocen, lo sabrá pronto, y sabrá de qué lado está el error.
Resista la tentación de empezar con el modelo más grande que tenga. Un modelo que intenta servir a todas las áreas carga con las ambigüedades de cada una, y Copilot las encontrará todas en la primera semana.
Nombre y describa todo lo que queda visible
Copilot trabaja con lo que el modelo le muestra. Cada tabla, columna y medida visible necesita un nombre que una persona de negocio reconozca y una descripción breve de lo que significa, lo que incluye y lo que deja fuera. Escriba para alguien que nunca ha visto el modelo, porque esa es exactamente la posición de Copilot. El equipo de analítica puede redactar las descripciones, pero el responsable de negocio debería aprobar las de las medidas sobre las que preguntará la dirección.
Después reduzca lo que está visible. Oculte todo aquello sobre lo que nadie debería preguntar:
- Llaves, códigos e identificadores que solo sirven para unir tablas.
- Columnas que existen solo para ordenar, dar formato o filtrar otros campos.
- Cálculos intermedios que alimentan otras medidas pero no significan nada por sí solos.
- Campos viejos o duplicados que se conservan para un reporte que ya no existe.
Cada campo oculto es un desvío menos. Los equipos suelen sorprenderse de lo pequeño que queda el modelo visible y de lo fácil que les resulta también a las personas orientarse en él.
Enséñele las palabras que usa la gente
La dirección no pide la suma de una columna de importe neto por descripción de territorio. Pregunta cómo le fue a las ventas en el Oeste. Agregue sinónimos para los términos que la gente realmente usa, incluidas abreviaturas, apodos de familias de productos y nombres de regiones tal como la gente los dice. Haga explícito el calendario: indique al modelo qué tabla funciona como calendario, nombre los periodos fiscales como lo hace el negocio y aclare qué fecha sigue cada medida. Revise la lista con algunos futuros usuarios; mencionarán términos que el equipo de analítica nunca usa.
Aproveche para definir formatos y categorías: monedas, porcentajes, campos geográficos. De ellos depende que una respuesta llegue con su moneda y su unidad o como un número suelto que nadie puede interpretar.
Certifique un conjunto pequeño de medidas
La mayoría de las preguntas de la dirección se reduce a una lista corta: ingresos contra plan, margen, volumen, efectivo y nivel de servicio. Cada una merece exactamente una medida, definida con el área responsable, descrita con palabras sencillas y visible con un nombre que nadie pueda malinterpretar. Use el mismo nombre en el modelo, en los reportes y en la presentación mensual de resultados. Retire u oculte los casi duplicados. Si varias medidas pudieran responder “¿cuál fue el margen el trimestre pasado?”, tarde o temprano Copilot elegirá la equivocada, y lo hará con total seguridad.
Una vez acordadas las definiciones, certifique el modelo para que la gente vea que es la versión de referencia. La certificación es una promesa; cúmplala sometiendo a revisión cada cambio a una medida certificada.
Escriba la prueba antes de activarlo
Pida al responsable de negocio y a algunos futuros usuarios las preguntas que realmente hacen, con sus propias palabras, y registre la respuesta correcta de cada una a partir del reporte certificado. Incluya las difíciles: preguntas con fechas ambiguas, comparaciones contra plan y preguntas que el modelo no puede responder, en las que la respuesta correcta es decirlo. Mantenga un conjunto lo bastante pequeño para ejecutarlo con frecuencia y lo bastante amplio para cubrir cada medida certificada y las principales formas en que la dirección la desglosa.
Ejecute el conjunto completo antes del lanzamiento y después de cada cambio al modelo. Acuerde un umbral de aprobación con el responsable de negocio y no abra Copilot a la dirección hasta que el modelo lo supere. Cuando una respuesta esté mal, corrija la causa en el modelo, ya sea un nombre, una descripción, un sinónimo o una medida duplicada, en lugar de enseñar a los usuarios a formular sus preguntas de otra manera.
Despliegue primero con un solo equipo
Lance Copilot con un equipo que use el modelo cada semana y esté dispuesto a reportar problemas. Dele una sesión breve: qué hace bien Copilot, cómo verificar de dónde salió una respuesta y cómo marcar una que parezca equivocada. Revise cada semana las preguntas marcadas y lleve las correcciones al modelo y al conjunto de prueba. Acuerde de antemano qué significa éxito para el piloto: con qué frecuencia usa Copilot el equipo, cuántas respuestas marcadas resultan equivocadas y qué tan rápido llegan las correcciones al modelo.
Observe lo que la gente realmente pregunta, no solo si las respuestas son correctas. Las preguntas que el modelo no puede responder señalan la siguiente medida que vale la pena agregar; los campos por los que nadie pregunta nunca son candidatos a ocultarse.
Amplíe el acceso solo cuando las preguntas del primer equipo se respondan de forma confiable y las correcciones hayan disminuido. Cada equipo nuevo trae su propio vocabulario, así que prevea una ronda breve de sinónimos y descripciones con cada ampliación, y agregue las preguntas del nuevo equipo al conjunto de prueba antes de que empiece.
En conclusión
Copilot nunca es mejor que el modelo que lee. Un trabajo enfocado en nombres, descripciones, campos ocultos, sinónimos y medidas certificadas, contrastado con preguntas reales y probado con un solo equipo, marca la diferencia entre un asistente en el que la dirección confía y uno que prueba una vez y abandona. El mismo trabajo mejora el modelo para cada reporte construido sobre él, así que nada se desperdicia, sea cual sea el ritmo del despliegue.