Copilot dans Power BI permet de poser des questions sur les données en langage courant, de créer des ébauches de pages de rapport et de résumer ce qui a changé. L’activer prend quelques minutes. Que les gens continuent de s’en servir dépend des premières réponses qu’ils obtiennent, et ces réponses dépendent du modèle sémantique sous-jacent : les tables, les relations et les calculs que lit chaque rapport.
Un modèle bâti au fil des ans pour quelques auteurs de rapports est rarement prêt pour cela. Il est rempli de colonnes techniques, de noms cryptiques et de calculs presque en double que ses auteurs savent ignorer. Copilot, lui, ne le sait pas. La préparation qui suit est celle que nous mettons en place avant d’activer Copilot pour une équipe de direction. Rien de tout cela n’est exotique, et tout cela rend aussi le modèle plus facile à utiliser pour les gens.
Commencer par un modèle qui a déjà la confiance des dirigeants
N’essayez pas de tout préparer d’un coup. Choisissez un modèle qui alimente un rapport que les dirigeants utilisent déjà, avec un responsable d’affaires prêt à en approuver les définitions; la performance des ventes ou les résultats financiers mensuels sont des candidats typiques. Un modèle de confiance donne à Copilot un départ équitable et vous donne un point de référence : si une réponse contredit le rapport que tout le monde connaît, vous le saurez vite, et vous saurez de quel côté se trouve l’erreur.
Résistez à la tentation de commencer par votre plus gros modèle. Un modèle qui veut servir tous les services porte les ambiguïtés de chacun d’eux, et Copilot les trouvera toutes dès la première semaine.
Nommer et décrire tout ce qui reste visible
Copilot travaille à partir de ce que le modèle lui montre. Chaque table, colonne et mesure visible a besoin d’un nom qu’une personne d’affaires reconnaîtrait et d’une courte description de ce qu’elle signifie, de ce qu’elle inclut et de ce qu’elle laisse de côté. Écrivez pour quelqu’un qui n’a jamais vu le modèle, car c’est exactement la position de Copilot. L’équipe d’analytique peut rédiger les descriptions, mais le responsable d’affaires devrait approuver celles des mesures sur lesquelles les dirigeants poseront des questions.
Réduisez ensuite ce qui est visible. Masquez tout ce sur quoi personne ne devrait poser de questions :
- Les clés, codes et identifiants qui servent uniquement à relier des tables.
- Les colonnes qui n’existent que pour trier, mettre en forme ou filtrer d’autres champs.
- Les calculs intermédiaires qui alimentent d’autres mesures, mais ne veulent rien dire seuls.
- Les champs anciens ou en double conservés pour un rapport qui n’existe plus.
Chaque champ masqué est une fausse piste de moins. Les équipes sont souvent surprises de voir à quel point le modèle visible rétrécit, et à quel point les gens s’y retrouvent plus facilement, eux aussi.
Lui apprendre les mots que les gens emploient
Les dirigeants ne demandent pas la somme d’une colonne de montant net par description de territoire. Ils demandent comment se sont passées les ventes dans l’Ouest. Ajoutez des synonymes pour les termes que les gens utilisent vraiment, y compris les abréviations, les surnoms des familles de produits et les noms de régions tels que les gens les disent. Rendez le calendrier explicite : indiquez au modèle quelle table sert de calendrier, nommez les périodes financières comme l’organisation les nomme, et précisez quelle date suit chaque mesure. Validez la liste auprès de quelques futurs utilisateurs; ils nommeront des termes que l’équipe d’analytique n’utilise jamais.
Profitez-en pour régler les formats et les catégories : devises, pourcentages, champs géographiques. Ce sont eux qui déterminent si une réponse arrive avec sa devise et son unité, ou sous la forme d’un chiffre brut que personne ne peut interpréter.
Certifier un petit ensemble de mesures
La plupart des questions de la direction reviennent à une courte liste : revenus par rapport au plan, marge, volume, liquidités et service. Chacune mérite exactement une mesure, définie avec la fonction qui en est responsable, décrite en mots simples et visible sous un nom que personne ne peut mal interpréter. Donnez-lui le même nom dans le modèle, dans les rapports et dans le dossier mensuel. Retirez ou masquez les quasi-doublons. Si plusieurs mesures peuvent répondre à « quelle a été la marge au dernier trimestre? », Copilot finira par choisir la mauvaise, et il le fera avec assurance.
Une fois les définitions convenues, certifiez le modèle afin que les gens voient qu’il s’agit de la version de référence. La certification est une promesse; tenez-la en soumettant à une revue chaque modification d’une mesure certifiée.
Écrire le test avant d’activer Copilot
Demandez au responsable d’affaires et à quelques futurs utilisateurs les questions qu’ils posent vraiment, dans leurs propres mots, et consignez la bonne réponse à chacune à partir du rapport certifié. Incluez les questions délicates : dates ambiguës, comparaisons avec le plan, et questions auxquelles le modèle ne peut pas répondre, où la bonne réponse consiste à le dire. Gardez un jeu assez petit pour l’exécuter souvent et assez large pour couvrir chaque mesure certifiée et les principales façons dont les dirigeants la découpent.
Exécutez le jeu complet avant le lancement et après chaque modification du modèle. Convenez d’un seuil de réussite avec le responsable d’affaires, et n’ouvrez pas Copilot aux dirigeants tant que le modèle ne l’atteint pas. Quand une réponse est fausse, corrigez la cause dans le modèle, qu’il s’agisse d’un nom, d’une description, d’un synonyme ou d’une mesure en double, plutôt que d’apprendre aux utilisateurs à formuler leurs questions autrement.
Déployer d’abord auprès d’une seule équipe
Lancez Copilot avec une équipe qui utilise le modèle chaque semaine et qui accepte de signaler les problèmes. Donnez-lui une courte séance d’information : ce que Copilot fait bien, comment vérifier d’où vient une réponse et comment signaler une réponse qui semble fausse. Passez en revue les questions signalées chaque semaine et intégrez les correctifs au modèle et au jeu de test. Convenez à l’avance de ce que sera un succès pour le projet pilote : la fréquence d’utilisation de Copilot par l’équipe, la proportion de réponses signalées qui s’avèrent fausses et la rapidité avec laquelle les correctifs atteignent le modèle.
Observez ce que les gens demandent réellement, et pas seulement si les réponses sont justes. Les questions auxquelles le modèle ne peut pas répondre indiquent la prochaine mesure à ajouter; les champs sur lesquels personne ne pose jamais de questions sont des candidats à masquer.
N’élargissez l’accès que lorsque les questions de la première équipe obtiennent des réponses fiables et que les correctifs se font plus rares. Chaque nouvelle équipe apporte son propre vocabulaire : prévoyez une courte ronde de synonymes et de descriptions à chaque élargissement, et ajoutez les questions de la nouvelle équipe au jeu de test avant qu’elle commence.
En définitive
Copilot ne vaut que ce que vaut le modèle qu’il lit. Un travail ciblé sur les noms, les descriptions, les champs masqués, les synonymes et les mesures certifiées, vérifié à l’aide de vraies questions et éprouvé avec une seule équipe, fait la différence entre un assistant sur lequel les dirigeants comptent et un assistant qu’ils essaient une fois avant de l’abandonner. Le même travail améliore le modèle pour chaque rapport qui s’appuie sur lui : rien n’est perdu, quel que soit le rythme du déploiement.